(a) 協助高級人員按優先次序處理所有來往文件、電郵、檔案及考績報告，包括列印文件、進行相關準備和跟進工作，並分發文件予負責人員及記錄工作進度；
(b) 為高級人員及相關人員安排會議／活動／公幹及提供後勤支援，包括準備會議資料、預約場地、安排交通等；
(c) 提供秘書支援，包括接聽電話、處理留言、接待訪客、打字和歸檔等；
(d) 為高級人員更新預約日誌；
(e) 提供一般行政支援及聯繫其他政府政策局／部門，包括更新參考資料、安排申請發還假期及旅費津貼和支出、整合報表、擬備文件和搜集資料；以及
(f) 執行高級人員指派的其他秘書工作。
(a) To handle and prioritise all incoming documents, emails, files, appraisal reports, correspondence for the principal(s), including printing documents and taking relevant preparation and follow-up work, disseminating relevant documents to subject officers and keeping track of progress of the work;
(b) To line up meetings and arrange logistics support for the principal(s) and officers in attending meetings / events / duty visits. Specific tasks include preparing meeting folders, booking conference rooms and arranging transport, etc.;
(c) To provide secretarial support including answering telephone calls, taking messages, receiving visitors for the principal(s), typing and filing, etc.;
(d) To maintain an up-to-date diary of appointments for the principal(s);
(e) To provide general administration support and liaison with other Government Bureaux / Departments including updating reference materials, arranging claims of reimbursement on expenses and leave and passage allowance, collating returns, drafting routine documents and conducting information search; and
(f) To undertake any other secretarial duties as assigned by the supervisor(s).
(a) 獲聘者如能圓滿地完成合約，並在合約期內一直維持令人滿意的工作表現及操守，將可於合約期屆滿時獲發約滿酬金。獲聘者如獲發約滿酬金，其金額連同政府根據《強制性公積金計劃條例》為獲聘者向強制性公積金計劃所作的供款，將相等於獲聘者在合約期內所支底薪總額的15%。
(b) 獲聘用的申請人可享有每年14日有薪年假，其他福利例如休息日、法定假期(或代替假日)、產假、侍產假及疾病津貼會按適當情況根據《僱傭條例》的規定給予。
申請人於獲聘時須為香港特區永久性居民，並符合下列條件：
(a) (i) 在香港中學文憑考試五科考獲第2級或同等或以上成績， 或具同等學歷；或 (ii) 在香港中學會考五科考獲第2級／E級或以上成績，或具同等學歷；
(b) 符合語文能力要求，即在香港中學文憑考試或香港中學會考中國語文科和英國語文科考獲第2級或以上成績，或具備同等成績；
(c) 具備不少於20年在公營機構、政府部門及／或大型企業任職秘書的工作經驗，當中包括不少於15年是擔任高級管理層的私人助理或秘書。具備創新及科技相關行業的經驗將獲優先考慮；
(d) 能有效運用中文(廣東話和普通話)及英語溝通；
(e) 中文文書處理速度達每分鐘20字及英文文書處理速度達每分鐘50字；以及
(f) 熟悉電腦操作，包括使用文書處理、試算表及簡報等軟件。
Candidates must be permanent residents of the HKSAR at the time of appointment and should possess –
(a) (i) Level 2 or equivalent or above in five subjects in the Hong Kong Diploma of Secondary Education Examination (HKDSEE), or equivalent; OR (ii) Level 2 / Grade E or above in five subjects in the Hong Kong Certificate of Education Examination (HKCEE), or equivalent;
(b) Met the language proficiency requirements of Level 2 or above in Chinese Language and English Language in the HKDSEE or HKCEE, or equivalent;
(c) A minimum of at least 20 years of working experience in providing secretarial support in public organisations, Government departments and/or large companies, with at least 15 years’ experience in serving as personal assistant or secretary to senior management. Experience in I&T related fields is an advantage;
(d) Able to communicate effectively in spoken Chinese (Cantonese and Putonghua) and English;
(e) Chinese word processing speed of 20 words per minute and English word processing speed of 50 words per minute; and
(f) Proficient in computer operations such as using word-processing, spreadsheet and presentation software, etc.
政府在聘任時，2007年前的香港中學會考中國語文科和英國語文科（課程乙）E級成績，在行政上會被視為等同2007年或之後香港中學會考中國語文科和英國語文科第2級成績。
獲取錄的申請人將會按非公務員合約條款聘用，為期十二個月。
(a) 除另有指明外，申請人於獲聘時必須已成為香港特別行政區永久性居民。
(b) 作為提供平等就業機會的僱主，政府致力消除在就業方面的歧視。所有符合基本入職條件的人士，不論其殘疾、性別、婚姻狀況、懷孕、年齡、家庭崗位、性傾向和種族，均可申請本欄內的職位。
(c) 非公務員職位並不是公務員編制內的職位。應徵者如獲聘用，將不會按公務員聘用條款和服務條件聘用。獲聘的應徵者並非公務員，並不會享有獲調派、晉升或轉職至公務員職位的資格。
(d) 入職薪酬、聘用條款及服務條件，應以獲聘時之規定為準。
(e) 如果符合訂明入職條件的應徵者人數眾多，招聘部門可以訂立篩選準則，甄選條件較佳的應徵者，以便進一步處理。在此情況下，只有獲篩選的應徵者會獲邀參加招聘考試╱面試。
(f) 政府的政策，是盡可能安排殘疾人士擔任適合的職位。殘疾人士申請職位，如其符合入職條件，毋須再經篩選，便會獲邀參加面試／筆試。 在適合受聘而有申報為殘疾的申請人和適合受聘程度相若的其他申請人當中，招聘當局可給予前者適度的優先錄用機會。有關政府聘用殘疾人士的政策及其他相關措施載列於《用人唯才：殘疾人士申請政府職位》的資料冊內。 申請人可於公務員事務局互聯網站參閱該資料冊，網址如下：
https://www.csb.gov.hk 內的“公務員隊伍的管理-聘任”。
(g) 持有本港以外學府╱非香港考試及評核局頒授的學歷人士亦可申請，惟其學歷必須經過評審以確定是否與職位所要求的本地學歷水平相若。有關申請人須郵寄修業成績副本及證書副本到下列聯絡地址。
申請表格[通用表格第340號(7/2023修訂版)]可向民政事務總署各區民政事務處民政諮詢中心或勞工處就業科各就業中心索取。該表格也可從公務員事務局網站(https://www.csb.gov.hk)下載。申請人須於2023年9月8日下午六時正或之前遞交填妥的申請表格，連同(i) 就業記錄或工作證明副本；以及 (ii) 有關學歷及專業資格證書和成績表副本。申請人可：
(a) 郵寄或親身遞交申請，於2023年9月8日下午六時正或之前送交香港添馬添美道2號政府總部西翼20樓創新科技及工業局(郵寄申請的遞交日期以郵戳日期為準)，請於信封面註明「應徵合約私人秘書」；
或
(b) 於2023年9月8日下午六時正或之前在公務員事務局互聯網站(https://www.csb.gov.hk) 經網上遞交G.F. 340表格，並以電郵遞交所需文件副本，於2023年9月8日下午六時正或之前發送至指定電郵戶口(
[email protected]) 。請於電郵標題註明「應徵合約私人秘書」。
以傳真方式遞交的申請，概不受理。沒有使用指定申請表格(G.F. 340)、未填妥申請表格或逾期遞交的申請將不獲考慮。
為免郵件過期或未能成功派遞，在投寄前請確保信封面已清楚寫上正確地址及已支付足夠郵資。所有郵資不足的郵件將不會派遞至本局，並會由香港郵政按情況退還寄件人或銷毀。申請人須自行承擔因未有支付足夠郵資而引致的任何後果。
為方便聯絡，申請人請在申請表格內清楚提供個人電郵地址。如獲選進入下一步招聘程序，通常會在截止申請日期後約六至八個星期內收到電郵通知。如申請人未獲邀參加面試，則可視作已經落選。
香港添馬添美道2號政府總部西翼20樓創新科技及工業局人事組
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