香港人才服務辦公室總監高級私人秘書

勞工及福利局 (香港人才服務辦公室)

Senior Personal Secretary to Director of HKTE

非公務員職位申請已截止

月薪港幣54,805元

獲錄用者將按非公務員合約條款聘任，為期3年。續約與否由政府酌情決定。

獲錄用者會享有14天有薪年假。政府會按照《僱傭條例》的規定，在適當情況下向受聘人提供休息日、法定假日(或代替假日)、產假／侍產假和疾病津貼。獲錄用者如圓滿履行合約、而期間一直表現理想兼行為良好，可獲發約滿酬金。該筆酬金，連同政府根據《強制性公積金計劃條例》的規定為受聘人向強制性公積金計劃所作的供款，將相等於合約期所得底薪總額的15%。

刊登日期： 29/12/2023 截止申請日期： 11/01/2024 23:59:00

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職責

高級私人秘書將為香港人才服務辦公室總監提供秘書及文書支援服務。職責包括－

(a)英文及中文文書處理；
(b)篩選和訂定所有收到的文件／檔案／來函的優先次序，並就任何重要事項提醒香港人才服務辦公室總監；
(c)為香港人才服務辦公室總監處理電子郵件、檔案及文件，例如擬備投影片、文件印刷、檔案存檔及相關跟進工作；把相關文件分發給負責人員處理；跟進工作進度並在有需要時採取行動；以及提醒香港人才服務辦公室總監提交報表的限期等；
(d)接待訪客，並與香港人才服務辦公室總監的聯絡人聯絡；
(e)處理查詢／投訴；
(f)處理其他辦公室行政職務，例如索取報價單和預訂機票、處理香港人才服務辦公室總監的申領及津貼事宜等；
(g)管理香港人才服務辦公室總監在會議、活動及其他約會方面的日誌，並作出適當的預約及交通安排和編製有關的資料摘要及檔夾；以及
(h)執行高級人員指派的任何其他職責。

The Senior Personal Secretary will provide secretarial and clerical support to Director of HKTE. Duties include –

(a)English and Chinese word-processing;
(b)screening and prioritizing all incoming documents/files/correspondences and alerting the Director of HKTE of any matters of significance;
(c)handling emails, files and documents for Director of HKTE, such as preparing PowerPoint slides, document printing, filing and relevant follow-up work, disseminating relevant documents to subject officers for action, keeping track of progress and action as necessary and reminding Director of HKTE of the deadlines for returns, etc.;
(d)receiving visitors and liaising with Director of HKTE’s contacts;
(e)handling enquiries/complaints;
(f)handling other office administration duties such as obtaining quotations and booking of air tickets, handling claims and allowance for Director of HKTE, etc.;
(g)managing the diary of Director of HKTE with respect to meetings, functions and other appointments, making suitable booking and transport arrangement, and compiling relevant briefs and folders; and
(h)performing any other duties as assigned by senior officers.

入職條件

申請人在獲聘時必須是香港特別行政區永久性居民，並須–

(a)具備最少15年在秘書及行政方面的全職工作經驗，具有為高級行政人員或總監提供支援的經驗更佳；
(b)
- (i)在香港中學文憑考試五科考獲第2級或同等

註(1)] 或以上成績

[註(2)] ，或具同等學歷；或

(ii)在香港中學會考五科考獲E級或以上成績

[註(2)] ，或具同等學歷；

(註(1):香港中學文憑考試應用學習科目(最多計算兩科)「達標」成績，以及其他語言科目E級成績，會被視為相等于新高中科目第2級成績。)

(註(2): 有關科目不可包括中國語文科或英國語文科。)

(c)符合語文能力要求，即在香港中學文憑考試或香港中學會考中國語文科和英國語文科達第3級或以上成績，或具同等成績；

(註： 2007年前的香港中學會考中國語文科和英國語文科(課程乙) C級成績，在行政上會分別被視為等同2007年或之後香港中學會考中國語文科和英國語文科第3級成績。)

(d)具有卓越的人際及溝通技巧，中英文書寫能力及會話能力優良(粵語和普通話)；

(e)在管理文件、信函及行程編排方面注重細節及準確；

(f)在資訊保密和謹慎處理敏感資訊方面觸覺敏銳；以及

(g)熟悉應用MS Word、MS PowerPoint、MS Excel及MS Outlook等常用商務軟件。

Candidates must be permanent residents of the Hong Kong Special Administrative Region (HKSAR) at the time of appointment and should have –

(a)a minimum of 15 years’ full-time work experience in secretarial and administrative roles, preferably supporting senior executives or directors;
(b)
- (i)Level 2 or equivalent

Note (1)] or above in five subjects in the Hong Kong Diploma of Secondary Education Examination (HKDSEE)

Note (2)] , or equivalent; or

(ii)Grade E or above in five subjects in the Hong Kong Certificate of Education Examination (HKCEE)

Note (2)] , or equivalent;

(Note (1): “Attained” in Applied Learning subjects (subject to a maximum of two Applied Learning subjects), and Grade E in Other Language subjects in the HKDSEE are accepted as equivalent to Level 2 in the New Senior Secondary subjects in the HKDSEE.) (Note (2): The subjects shall not include Chinese Language or English Language.)

(c)met the language proficiency requirement of Level 3 or above in English Language (Syllabus B before 2007) and Chinese Language in the Hong Kong Certificate of Education Examination (HKCEE) or the Hong Kong Diploma of Secondary Education Examination (HKDSEE), or equivalent;

Note:

Grade C in Chinese Language and English Language (Syllabus B) in the HKCEE before 2007 are accepted administratively as comparable to Level 3 respectively in Chinese Language and English Language in the 2007 HKCEE and henceforth.

(d)excellent interpersonal and communication skills with good command of both written and spoken English and Chinese (Cantonese and Putonghua);
(e)attention to detail and accuracy in managing documents, correspondence and scheduling;
(f)sensitiveness to maintain confidentiality of information and handling sensitive information with discretion; and
(g)proficient in the application of common business software such as MS Word, MS PowerPoint, MS Excel and MS Outlook, etc.

入職條件(註)

其他相關的工作要求：工作時間及地點須視乎本局的運作需要而定。獲取錄者或需(a)不定時工作、執行隨時候召／候命值勤任務及超時工作，包括晚上、周末、周日和公眾假期；以及(b)不時在戶外工作。

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附註

(a)除另有指明外，申請人於獲聘時必須已成為香港特別行政區永久性居民。
(b)作為提供平等就業機會的僱主，政府致力消除在就業方面的歧視。所有符合基本入職條件的人士，不論其殘疾、性別、婚姻狀況、懷孕、年齡、家庭崗位、性傾向和種族，均可申請本欄內的職位。
(c)薪酬資料只供參考，日後或會有所更改。入職薪酬、聘用條款及服務條件，應以獲聘時的規定為準。
(d)非公務員職位並不是公務員編制內的職位。申請人如獲聘用，將不會按公務員聘用條款和服務條件聘用。獲聘用者並非公務員，並不會享有獲調派、晉升或轉職至公務員職位的資格。
(e)如果符合訂明入職條件的申請人數眾多，政府可以訂立篩選準則，甄選條件較佳的申請人，以便進一步處理。在此情況下，只有通過篩選的申請人會獲邀參加筆試／面試。
(f)政府的政策，是盡可能安排殘疾人士擔任適合的職位。殘疾人士申請職位，如符合入職條件，則毋須再經篩選，便會獲邀參加筆試／面試。適合受聘而有申報為殘疾人士的申請人，相對於適合受聘程度相若的其他申請人，或會獲給予適度的優先錄用機會。有關政府聘用殘疾人士的政策及其他相關措施載列於《用人唯才：殘疾人士申請政府職位》的資料冊內。申請人可於公務員事務局網站(https://www.csb.gov.hk)內的“公務員隊伍的管理—聘任”，參閱該資料冊。
(g)持有本港以外學府學歷的人士亦可申請，惟其學歷必須經過評審以確定是否與職位所要求的本地學歷水平相若。有關申請人須郵寄修業成績副本及證書副本到下列聯絡地址。
(h)本廣告所包含的非公務員職位空缺資料亦可於互聯網上的香港政府一站通內閱覽(網址：https://www.gov.hk) 。

申請手續

申請人須填妥申請表格[G.F. 340(Rev. 7/2023)]。申請表格可向民政事務總署各區民政諮詢中心或勞工處就業科各就業中心索取。該表格也可從公務員事務局的網站(https://www.csb.gov.hk)下載。

新版本的政府職位申請書G.F. 340(Rev. 7/2023)已在2023年7月26日正式生效。申請人如投考在2023年7月26日或之後展開招聘的政府職位，必須以新版本的申請書G.F. 340 (Rev. 7/2023)遞交申請。如申請人遞交了舊版本的申請書[G.F. 340(Rev. 3/2013)]，本局會要求申請人重新填寫新版本的申請書G.F. 340 (Rev. 7/2023)，並在七日內提交已填妥的G.F. 340 (Rev. 7/2023)。如申請人在指定限期內未能重新遞交已填妥的新版本申請書G.F. 340(Rev. 7/2023)，其申請將不獲處理。

申請人須提交詳細履歷表、申請信(不少於300字)，以詳述其為高級行政人員提供秘書及行政支援方面的工作經驗(包括工作年數)及為何適合出任該職位、學歷證書複本及受僱記錄。有關申請文件須於截止申請日期或之前(以郵戳所示日期為準)送交至香港北角英皇道338號華懋交易廣場二期803室「至善管理顧問(亞洲)有限公司」；或以電郵方式發送至[email protected]。申請人須於信封面(以郵寄方式)或於電郵標題清楚註明「申請香港人才服務辦公室總監秘書」。以傳真方式遞交的申請，概不受理。逾期遞交或未填妥的申請、並非以指定表格(通用表格第340號)提出或未有夾附有效申請信及履歷表的申請，將不獲考慮。申請人如獲選參加筆試／面試，通常會在截止申請日期後四至八個星期內接獲通知。申請人如不獲邀參加筆試／面試，可視作落選。

政府職位空缺查詢系統

查詢資料

地址：

香港北角英皇道338號華懋交易廣場二期803室「至善管理顧問(亞洲)有限公司」

電話： 2573 0118 / 2594 6730

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