申請人須以〔G.F. 340 (7/2023修訂版)〕表格提出申請。該表格可於民政事務總署各區民政事務處民政諮詢中心或勞工處就業科各就業中心索取，亦可從公務員事務局網站(http://www.csb.gov.hk)下載。

新版本的政府職位申請書G.F. 340 (Rev. 7/2023)已在2023年7月26日正式生效。申請人如投考在2023年7月26日或之後展開招聘的政府職位，必須以新版本的申請書G.F. 340 (Rev. 7/2023)遞交申請。如申請人遞交了舊版本的申請書(G.F. 340 (Rev. 3/2013))，招聘部門／職系會要求申請人重新填寫新版本的申請書G.F. 340 (Rev. 7/2023)，並在七日內提交已填妥的G.F. 340 (Rev. 7/2023)。如申請人在指定限期內未能重新遞交已填妥的新版本申請書G.F. 340 (Rev. 7/2023)，其申請將不獲處理。

填妥的申請表必須於截止申請日期或之前送達下述查詢地址。請在信封面上註明「申請合約文員(輪班當值)職位」及回郵地址。請緊記支付足夠郵費，否則申請文件將退還寄件人及將不獲考慮。申請人亦可透過公務員事務局網站(http://www.csb.gov.hk)作網上申請。持有附註(g)學歷的人士如在網上遞交申請，必須於截止申請日期後的一星期內，以郵寄方式遞交修業成績副本及證書副本，並在信封面和證明文件的副本上註明網上申請編號。若提供的資料不全，或以傳真／電郵遞交的申請將不獲考慮。上述職位空缺的資料，亦載於香港特別行政區政府的「香港政府一站通」網站(http://www.gov.hk)。