職責
兼職行政助理的主要職責包括協助 -
(a) 辦公室的行政工作,包括處理各項文件及記錄、維持有效的檔案系統、制訂人手需要、編寫報告、制訂預算等;
(b) 擔任有關的委員會或工作小組秘書工作,並協助預備會議文件及統籌相關的事宜;
(c) 處理人事資源管理事宜;
(d) 發展和管理電腦系統/數據庫的運作;
(e) 舉辦和促進健康教育活動;以及
(f) 督導初級員工。
〔備註:兼職行政助理每週通常須工作最多4個半天,但每週工作少於18小時,並可能須不定時工作。〕
A Part-time Administrative Assistant mainly assists in -
(a) general administration and renovation work of the office, including handling all aspects of correspondence and documentation, maintaining an effective filing system, working out manpower requirements, and preparing reports and budgets, etc.;
(b) serving as secretary and preparing discussion paper of committees or working groups, coordination work and making logistic arrangement of various meetings;
(c) handling human resources management matters;
(d) systems / database development and management;
(e) organising and promoting public health programmes; and
(f) supervision of junior staff.
(Remarks: A Part-time Administrative Assistant is usually required to work up to four half days a week but less than 18 hours per week and may be required to work irregular hours.)
入職條件
申請人須 -
(a) 持有本港頒授的學士學位,或具同等學歷,持有中文、英文、翻譯、公共行政、公共管理或人力資源管理的學位更佳(註1);
(b) 符合語文能力的要求,即在綜合招聘考試兩張語文試卷(中文運用及英文運用)中取得二級成績,或具同等成績(註2);以及
(c) 取得有關學歷後,具備一年全職工作經驗,具備審計及規範、秘書工作、人事資源管理、系統管理、財務管理、活動統籌、公共行政或辦公室行政事務範疇的全職工作經驗更佳(註3)。
其他條件:
申請人須 -
(a) 具備良好的電腦MS Office應用技巧,包括Word、Excel和PowerPoint;以及
(b) 掌握良好的中、英文溝通技巧。
Candidates should have -
(a) a bachelor degree, preferably in the fields of Chinese Language, English Language, Translation, Public Administration, Public Management or Human Resource Management, from a Hong Kong university, or equivalent (Note 1);
(b) met the language proficiency requirements of Level 2 in the two language papers (Use of Chinese and Use of English) in the Common Recruitment Examination ("CRE") or equivalent (Note 2); and
(c) one year of full-time post-qualification work experience, preferably in the areas of auditing and compliance, secretarial support, human resources management, systems management, financial management, event management, public administration or office administration (Note 3).
Other Requirements:
Candidates should also -
(a) be familiar with computer skills in the application of MS Office, including Word, Excel and PowerPoint; and
(b) have effective communication skills in Chinese and English.
入職條件(註)
(1) 見下列附註(h)。
(2) (a) 綜合招聘考試中文運用及英文運用試卷的成績分為二級、一級或不及格,並以二級為最高等級。(b) 香港中學文憑考試中國語文科第5級或以上成績會獲接納為等同綜合招聘考試中文運用試卷的二級成績。香港中學文憑考試英國語文科第5級或以上成績會獲接納為等同綜合招聘考試英文運用試卷的二級成績。(c) 香港高級程度會考中國語文及文化、中國語言文學或中國語文科C級或以上的成績會獲接納為等同綜合招聘考試中文運用試卷的二級成績。香港高級程度會考英語運用科或英國普通教育文憑高級程度("GCE A Level")英國語文科C級或以上的成績會獲接納為等同綜合招聘考試英文運用試卷的二級成績。(d) 在國際英語水平測試("IELTS")學術模式整體分級取得6.5或以上,並在同一次考試中各項個別分級取得不低於6的成績的人士,在IELTS考試成績的兩年有效期內,其IELTS成績可獲接納為等同綜合招聘考試英文運用試卷的二級成績。IELTS考試成績必須在職位申請期內(即2017年8月11日至2017年8月24日)其中任何一日仍然有效。
(3) 申請人須在申請書內詳列所獲的學歷及工作經驗,並遞交(i)修業成績副本;(ii)畢業證書副本;以及(iii)有關的工作經驗證明文件副本。