1. 協助檢討及改良部門檔案分類方法，以改善紀錄互通及減少重複存檔；
2. 將選好的紙本檔案轉換為電子形式；
3. 拓展部門檔案管理守則，以及電子檔案保管系統的使用規管指引，並將其書面化；
4. 舉辦應變管理活動及員工培訓課程；
5. 為推行電子檔案保管系統工作小組的會議擬備文件及提供行政支援；
6. 對電子檔案保管系統進行系統測試；
7. 提供一般性的行政支援；以及
8. 執行上司指派的其他職責。
1. assisting in reviewing and refining departmental records classification scheme to enhance record sharing and reduce filing duplication;
2. converting selected paper records into electronic form;
3. developing and documenting departmental records management practices and guidelines governing use of the Electronic Recordkeeping System (ERKS);
4. organising change management activities and staff training programmes;
5. preparing documents and providing administrative support for meetings of working groups on the implementation of ERKS;
6. conducting system testing of ERKS;
7. providing general administrative support; and
8. performing other duties as assigned by supervisors.
(a)受聘人如在合約期內工作表現和行為良好，在合約圓滿結束時，可獲得約滿酬金，金額與政府按《強制性公積金計劃條例》(第485章)為受聘人向強制性公積金計劃的供款相加後，會相等於受聘人在合約期內支取的基本薪金總額的15%；(b)受聘人可享有14天年假；及(c)受聘人可在符合《僱傭條例》規定的適當情況下，享有休息日、法定假日(或代替假日)、產假/侍產假和疾病津貼。
申請人必須－
(a) 持有香港任何一所大學頒發的學士學位，或具備同等學歷；
(b) 具備至少一年有關辦公室行政的工作經驗；曾在政府政策局/部門或大型的非政府機構/公營機構工作，或具備處理檔案管理工作的經驗則更佳；
(c) 在香港中學文憑考試／香港中學會考中，中國語文科和英國語文科考獲「第三級」或以上成績，或具同等學歷；
(d) 具備良好的中英文口語及寫作能力，包括能操流利廣東話；
(e) 具備良好的溝通能力和人際技巧；以及
(f) 精通使用電腦軟件，包括微軟Word及Excel等。
Candidates should have :
(a) a bachelor’s degree from a university in Hong Kong, or equivalent;
(b) at least one year’s post-qualification working experience in office administration; work experience in government bureaux/departments or sizable non-governmental organisations/public bodies, or in handling records management work is an advantage;
(c) met the language proficiency requirements of ‘Level 3’ or above in Chinese Language and English Language in the Hong Kong Diploma of Secondary Education Examination (“HKDSEE”) or the Hong Kong Certificate of Education Examination (“HKCEE”) [Note], or equivalent;
(d) good command of oral and written English and Chinese, including fluent spoken Cantonese;
(e) strong communication and interpersonal skills; and
(f) be proficient in using computer software, in particular, Microsoft Word and Excel.
2007年前的香港中學會考中國語文科和英國語文科(課程乙)「C級」成績，在行政上會被視為等同2007年或之後香港中學會考中國語文科和英國語文科第3級成績。
獲取錄的申請人將按非公務員合約條款受聘，為期一年。 視乎工作需要及表現，員工或可獲續約機會。
(a) 除另有指明外，申請人於獲聘時必須已成為香港特別行政區永久性居民。
(b) 作為提供平等就業機會的僱主，政府致力消除在就業方面的歧視。所有符合基本入職條件的人士，不論其殘疾、性別、婚姻狀況、懷孕、年齡、家庭崗位、性傾向和種族，均可申請本欄內的職位。
(c) 非公務員職位並不是公務員編制內的職位。應徵者如獲聘用，將不會按公務員聘用條款和服務條件聘用。獲聘的應徵者並非公務員，並不會享有獲調派、晉升或轉職至公務員職位的資格。
(d) 入職薪酬、聘用條款及服務條件，應以獲聘時之規定為準。
(e) 如果符合訂明入職條件的應徵者人數眾多，招聘部門可以訂立篩選準則，甄選條件較佳的應徵者，以便進一步處理。在此情況下，只有獲篩選的應徵者會獲邀參加招聘考試╱面試。
(f) 政府的政策，是盡可能安排殘疾人士擔任適合的職位。殘疾人士申請職位，如其符合入職條件，毋須再經篩選，便會獲邀參加面試／筆試。 在適合受聘而有申報為殘疾的申請人和適合受聘程度相若的其他申請人當中，招聘當局可給予前者適度的優先錄用機會。有關政府聘用殘疾人士的政策及其他相關措施載列於《用人唯才：殘疾人士申請政府職位》的資料冊內。 申請人可於公務員事務局互聯網站參閱該資料冊，網址如下：
https://www.csb.gov.hk 內的“公務員隊伍的管理-聘任”。
(g) 持有本港以外學府╱非香港考試及評核局頒授的學歷人士亦可申請，惟其學歷必須經過評審以確定是否與職位所要求的本地學歷水平相若。有關申請人須郵寄修業成績副本及證書副本到下列聯絡地址。
申請人須以[G.F.340(3/2013修訂版)]表格提出申請。該表格可於民政事務總署各區民政事務處民政諮詢中心或勞工處就業科各就業中心索取，亦可從公務員事務局網站(http://www.csb.gov.hk)下載。請將填妥的申請表連同修業成績副本及證書副本(包括由中學起在公開考試中報考科目的成績級別) 於截止申請日期或之前送達下述地址。請在信封面上註明「申請行政助理職位」及回郵地址。請緊記支付足夠郵費，否則申請文件將退還寄件人。若提供的資料不全，申請將不獲考慮。申請人如獲選參加面試，通常會在截止申請日期後約6至8個星期內接獲通知。倘若申請人未獲邀參加面試，則可視作已經落選。
香港金鐘道66號金鐘道政府合署高座15樓公司註冊處人力資源組
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