行政助理的主要職務和職責如下：
(a) 協助聯絡活動主辦機構及與有關政府部門協調，為出席各種場合、活動或會議的高層人員提供所需的後勤支援；
(b) 為各種場合、活動或會議提供現場支援；
(c) 根據相關政策範疇進行合適市場調查及分析，以滿足策劃公眾教育及宣傳活動的需要；
(d) 提供一般行政支援，包括處理日常行政工作、採購事宜、處理信件、安排會議、執行後勤工作、草擬信件、準備會議材料和文件夾、編製報表、接待訪客和拍照／拍攝視頻等；
(e) 處理活動主辦機構／組織的信息及請求，接聽來電並將有關事宜轉介適當人士，以便及時跟進；以及
(f) 執行上級人員指派的任何其他職務。
註: 獲取錄者或須不定時及超時工作，包括在晚上、周末和公眾假期工作；以及在戶外工作 [如適用]。
The Executive Assistant will be deployed -
(a) to assist in liaising with event organisers and counterparts within the Government to provide necessary administrative and logistics support to the senior officers in attending functions, events or meetings;
(b) to provide on-site support to meetings, events and conferences;
(c) to conduct market research and analysis as appropriate to cater for public education and publicity programmes in relation to respective policy portfolio;
(d) to provide general executive support including handling day-to-day administrative work, procurement matters, incoming correspondences, arranging meetings and the logistics, drafting correspondences, preparing meeting materials and folders, compiling returns and receiving visitors, taking photos/videos, etc.;
(e) to handle messages and requests from event organisers/organisations and to assist in answering telephone calls and referring the subject matter to appropriate parties for timely follow up; and
(f) to perform any other duties as assigned by senior officers.
Note: The post holder may be required to work irregular hours or overtime, including evenings, weekends and public holidays, and work outdoors [if applicable].
(a) 受聘人如能圓滿完成合約，可獲發約滿酬金。該筆酬金（如獲發放），加上政府根據《強制性公積金計劃條例》的規定為受聘人向強制性公積金計劃所作的供款，將相等於受聘人在合約期內所得底薪總額的10%。
(b) 在適當情況下，受聘人可獲給予不低於《僱傭條例》規定的休息日、年假、法定假期、產假／侍產假和疾病津貼。
申請人必須–
(a) 持有本港大學頒授的學士學位，或具同等學歷，以修讀工商管理、傳播學、公共關係或公共行政/政府研究等學科為佳；
(b) 符合語文能力要求，即在香港中學文憑考試或香港中學會考中國語文科和英國語文科考獲第3級或以上成績，或具同等學歷（見註1）；以及
(c) 在取得學位後，具備至少三年全職在政府或大型公私營機構從事企業傳訊和推廣、活動管理、項目管理、客戶服務或行政的工作經驗。
符合下列條件的申請人將獲優先考慮 –
(a) 熟悉香港的醫療體制，尤其是對中醫藥作為香港醫療系統的重要部分及中醫藥在香港的服務及發展的認識；
(b) 與中醫藥界有事務往來或從事中醫藥有關工作的經驗； 以及
(c) 操流利普通話（見註2）。
註1：2007年前的香港中學會考中國語文科及英國語文科（課程乙）C級的成績，在行政上會分別被視為等同2007年或之後香港中學會考中國語文科和英國語文科第3等級的成績。
註2：申請人須在申請表的「學歷」欄內註明普通話水平。
申請人須 –
(a) 具備良好的電腦知識，包括使用試算表，以及中、英文文書處理；
(b) 具備良好的中、英文會話和書寫能力；
(c) 具備良好的溝通和人際關係技巧；
(d) 樂於接受意見，具團隊合作精神；以及
(e) 能在壓力下處理事務，並在緊迫時限內完成工作。
Candidates should have -
(a) acquired a bachelor degree from a university in Hong Kong, or equivalent, preferably in Business Administration, Communications, Public Relations or Public Administration/Government Studies;
(b) met the language proficiency requirement of Level 3 or above in Chinese Language and English Language in the Hong Kong Certificate of Education Examination (HKCEE) or the Hong Kong Diploma of Secondary Education Examination (HKDSEE), or equivalent (Note 1); and
(c) at least three years’ post-degree full-time work experience in government or sizable public or private organisations in corporate communications and promotion, event management, project management, customer service or administration.
Candidates who possess the following attributes would be an advantage:
(a) knowledge of Hong Kong healthcare system, in particular knowledge of Chinese medicine (CM) as an integral part of the healthcare system in Hong Kong, its services and development in Hong Kong;
(b) experience in dealing with or working with the CM sector or CM-related work; and
(c) good command in Putonghua (Note 2).
Note 1: Grade C in Chinese Language and English Language (Syllabus B) in previous HKCEE are accepted administratively as comparable to “Level 3” in Chinese Language and English Language in the 2007 HKCEE and henceforth.
Note 2: Candidates should indicate the proficiency in Putonghua under the item “Academic Attainment” in the application form.
Candidates should –
(a) have good computer skills, such as the use of spreadsheet and, Chinese and English word-processing;
(b) have good command of spoken and written English and Chinese;
(c) have good communication and interpersonal skills;
(d) be receptive to advice and approachable to work as a team; and
(e) be able to work under pressure to meet imminent deadlines.
(a) 除另有指明外，申請人於獲聘時必須已成為香港特別行政區永久性居民。
(b) 作為提供平等就業機會的僱主，政府致力消除在就業方面的歧視。所有符合基本入職條件的人士，不論其殘疾、性別、婚姻狀況、懷孕、年齡、家庭崗位、性傾向和種族，均可申請本廣告招聘的職位。
(c) 非公務員職位並不是公務員編制內的職位。申請人如獲聘用，將不會按公務員聘用條款和服務條件聘用。獲聘的申請人並非公務員，並不會享有獲調派、晉升或轉職至公務員職位的資格。
(d) 入職薪酬、聘用條款及服務條件，應以獲聘時的規定為準。
(e) 如果符合訂明入職條件的應徵者人數眾多，招聘部門可以訂立篩選準則，甄選條件較佳的應徵者，以便進一步處理。在此情況下，只有獲篩選的應徵者會獲邀參加招聘考試及／或面試。
(f) 政府的政策，是盡可能安排殘疾人士擔任適合的職位。殘疾人士申請職位，如其符合入職條件，毋須再經篩選，便會獲邀參加遴選面試／筆試。在適合受聘而有申報為殘疾的申請人和適合受聘程度相若的其他申請人當中，招聘當局可給予前者適度的優先錄用機會。有關政府聘用殘疾人士的政策及其他相關措施載列於《用人唯才：殘疾人士申請政府職位》的資料冊內。申請人可於公務員事務局互聯網站參閱該資料冊，網址如下：https://www.csb.gov.hk內的“公務員隊伍的管理-聘任”。
(g) 持有本港以外學府╱非香港考試及評核局所頒授學歷的人士亦可申請，惟其學歷必須經過評審以確定是否等同職位所要求的入職資歷相若。 有關申請人須把正式修業成績表副本及證書副本郵寄或親身送到下述聯絡地址。
(h) 醫務衞生局會把申請人所提供的個人資料用於與招聘和僱用有關的事宜。如有需要，有關資料可能會送交獲授權處理有關資料的政府部門及其他組織或機構，以進行與政府招聘及僱用有關的事宜，例如學歷評審、體格檢查、僱主推薦及操守審查等。如欲更正或查閱個人資料，請以書面傳真（2541 3352）、電郵（
[email protected]） 或郵寄（香港添馬添美道2號政府總部東翼18樓）方式，向醫務衞生局保障資料主任提出。有關醫務衞生局的個人資料私隱保障政策，請瀏覽醫務衞生局網站（https://www.healthbureau.gov.hk）。
獲取錄者會按非公務員合約條款聘用，為期一年。續約會視乎服務需要及受聘人的工作表現。
(a) 除另有指明外，申請人於獲聘時必須已成為香港特別行政區永久性居民。
(b) 作為提供平等就業機會的僱主，政府致力消除在就業方面的歧視。所有符合基本入職條件的人士，不論其殘疾、性別、婚姻狀況、懷孕、年齡、家庭崗位、性傾向和種族，均可申請本廣告招聘的職位。
(c) 非公務員職位並不是公務員編制內的職位。申請人如獲聘用，將不會按公務員聘用條款和服務條件聘用。獲聘的申請人並非公務員，並不會享有獲調派、晉升或轉職至公務員職位的資格。
(d) 入職薪酬、聘用條款及服務條件，應以獲聘時的規定為準。
(e) 如果符合訂明入職條件的應徵者人數眾多，招聘部門可以訂立篩選準則，甄選條件較佳的應徵者，以便進一步處理。在此情況下，只有獲篩選的應徵者會獲邀參加招聘考試及／或面試。
(f) 政府的政策，是盡可能安排殘疾人士擔任適合的職位。殘疾人士申請職位，如其符合入職條件，毋須再經篩選，便會獲邀參加遴選面試／筆試。在適合受聘而有申報為殘疾的申請人和適合受聘程度相若的其他申請人當中，招聘當局可給予前者適度的優先錄用機會。有關政府聘用殘疾人士的政策及其他相關措施載列於《用人唯才：殘疾人士申請政府職位》的資料冊內。申請人可於公務員事務局互聯網站參閱該資料冊，網址如下：https://www.csb.gov.hk內的“公務員隊伍的管理-聘任”。
(g) 持有本港以外學府╱非香港考試及評核局所頒授學歷的人士亦可申請，惟其學歷必須經過評審以確定是否等同職位所要求的入職資歷相若。 有關申請人須把正式修業成績表副本及證書副本郵寄或親身送到下述聯絡地址。
(h) 醫務衞生局會把申請人所提供的個人資料用於與招聘和僱用有關的事宜。如有需要，有關資料可能會送交獲授權處理有關資料的政府部門及其他組織或機構，以進行與政府招聘及僱用有關的事宜，例如學歷評審、體格檢查、僱主推薦及操守審查等。如欲更正或查閱個人資料，請以書面傳真（2541 3352）、電郵（
[email protected]） 或郵寄（香港添馬添美道2號政府總部東翼18樓）方式，向醫務衞生局保障資料主任提出。有關醫務衞生局的個人資料私隱保障政策，請瀏覽醫務衞生局網站（https://www.healthbureau.gov.hk）。
(a) 申請人必須以申請表格，即G.F.340 （Rev. 7/2023），提出申請。表格可在民政事務總署各區民政事務處諮詢中心或勞工處就業科各就業中心索取，也可從公務員事務局網站（https://www.csb.gov.hk）下載。
(b) 新版本的政府職位申請書G.F. 340（Rev. 7/2023）已在2023年7月26日正式生效。申請人如投考在2023年7月26日或之後展開招聘的政府職位，必須以新版本的申請書G.F. 340 （Rev. 7/2023）遞交申請。如申請人遞交了舊版本的申請書（G.F. 340（Rev. 3/2013）），招聘部門 ／職系會要求申請人重新填寫新版本的申請書G.F. 340（Rev. 7/2023），並在七日內提交已填妥的G.F. 340（Rev. 7/2023）。如申請人在指定限期內未能重新遞交已填妥的新版本申請書G.F. 340（Rev. 7/2023），其申請將不獲處理。
(c) 申請人須於申請表格內詳列有關的學歷／專業資格及工作經驗。已填妥的申請表格，連同修業成績表副本、證書副本及相關工作經驗的證明文件副本，須在截止申請日期或之前經下列其中一個方式一併提交：
（i） 於截止申請日期或之前郵寄到下述聯絡地址。郵寄表格的遞交日期以郵戳為準。信封面須註明「申請行政助理職位」；或
（ii） 於截止申請日期下午6時或之前親身把申請書送達下述聯絡地址。
(d) 申請人如未能提供所需的證明文件，其申請將不獲受理。沒有使用指定表格、未填妥或逾期遞交的申請概不受理。
(e) 為避免郵件過期或未能成功派遞，在投寄前請確保信封面已清楚印有或寫上正確地址及已貼上足夠郵資。請確保支付足夠郵費，否則有關郵件將由香港郵政退還寄件人或銷毀。因郵費不足而退還寄件人的申請，必須在截止日期及時間或之前重新遞交。
(f) 申請人如獲甄選參加遴選面試，一般會在截止申請日期後約六至八星期內接獲通知。所有申請均會絕對保密。申請人如沒有收到遴選面試通知，可視作已經落選。
(g) 由於邀請信或提供補充資料之要求將以電郵方式寄出，申請人須在指定表格內提供正確的電郵地址，並有責任查閱其電郵。
香港灣仔告士打道5號稅務大樓16樓醫務衞生局中醫藥處
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