申請表格[通用表格第340號(3/2013修訂版)]，可於民政事務總署各區民政事務處民政諮詢中心或勞工處就業科各就業中心索取。該表格也可從公務員事務局互聯網站(http://www.csb.gov.hk)下載。

已填妥的表格連同指定隨附文件，須於截止申請日期或之前送抵查詢地址。申請人如有電郵地址或傳真號碼，須一併填寫在申請表格上，並隨附下列文件：
(a) 一封補充函件，簡述過往相關的訓練／經驗，以及在修業期間的課程習作；
(b) 香港中學會考、香港高級程度會考、香港中學文憑考試及其他英文公開考試 (如TOEFL, IELTS, GCE, GCSE, 香港特別行政區政府綜合招聘考試等)證書副本，以顯示其英文考試成績。招聘部門亦可要求申請人就其曾經應考的英文公開考試作出聲明；
(c) 所需學歷所需的所有考試的正式成績表副本；
(d) 所有學位證書副本（若已取得學位）；以及
(e) 所需學歷最後一學年所修讀的科目及各科比重的一覽表（只適用於正在修讀所需學歷最後一年的申請人）。
凡未附有上述文件的申請或會不獲考慮。

申請人亦可通過公務員事務局互聯網站(http://www.csb.gov.hk)作網上申請。透過網上申請的申請人必須於截止申請日期或之前遞交上述(a)至(e)提及的文件到查詢地址及在信封及文件每頁註明網上申請編號。

申請人如遲交、未填妥申請書、並非採用指定表格或以傳真或電郵遞交申請，則申請將不獲考慮。

本文第(c)及(d)項所述的文件副本或會轉交有關專業學會，以便審核申請人的學歷是否符合成為該會正式會員／參加該會專業考試／訓練計劃的要求。

請注意，所有郵資不足或未付郵資的郵件將不會派遞至查詢地址；並會根據香港郵政既訂程序退還寄件人(如有註明回郵地址)或銷毀。為免出現無法投遞的情況，投寄前請確保郵件已貼上足夠郵資。